Programma Bedrijfsvoering

Aanpassing regelgeving rechtmatigheidsverantwoording

Gemeenschappelijke regelingen gaan over het verslagjaar 2023 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de huidige situatie vormt de accountant hierover een oordeel en brengt hij of zij er verslag over uit. Vanaf verslagjaar 2023 stelt het Dagelijks Bestuur deze verantwoording op. Het publiceren van de verantwoordingstekst in de jaarstukken alleen is echter niet voldoende. Er is in de organisatie een duidelijke grondslag voor deze verantwoording nodig. Deze grondslag wordt de onderbouwing van de verantwoording genoemd.

Doel is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Onderdeel van de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de uitkomsten van de interne controles die binnen VGGM uitgevoerd worden om vast te stellen of wet- en regelgeving zijn nageleefd. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig vaststelt of wordt voldaan aan het normenkader waarin relevante wet- en regelgeving is opgenomen. Momenteel is binnen VGGM een interne controlefunctie niet ingeregeld.

In het voorjaar van 2022 is een nulmeting uitgevoerd als startpunt voor de implementatie van een interne rechtmatigheidsbeoordeling. De rapportage geeft een stappenplan en verbeteracties op tactisch en operationeel niveau. Het grootste deel van de verbeteracties zijn gericht op de tactische invulling, waaronder het invullen van de interne controlefunctie, opstellen van een visie op control, normenkader en procesbeschrijvingen. Komend half jaar zal een eerste invulling worden gegeven aan de invulling van de verbeteracties.

Versterken beheersing fiscale risico’s

VGGM heeft in 2013 een convenant horizontaal toezicht met de belastingdienst getekend. De belastingdienst constateerde dat de mate van toezicht op de uitvoering van Horizontaal Toezicht op landelijke schaal verschilde. Sommige organisaties bleken goed in staat te zijn om hun fiscale risico's in te schatten en te beheersen, onder andere door een effectieve inzet van een Tax Control Framework. Aan de andere kant liet de mate van interne beheersing bij andere organisaties te wensen over of kwam de ontwikkeling naar een hoger niveau niet op gang. De belastingdienst komt voor grote organisaties, waartoe VGGM wordt gerekend, met een herziene en aangescherpte versie van het Horizontaal Toezicht en gaat deze ook strenger handhaven. Onderdeel van dit horizontaal toezicht is het implementeren van een goed werkend Tax Control Framework en een verantwoordelijke functionaris binnen de organisatie die toeziet op de werking van dit Tax Control Framework (een tax manager). VGGM onderzoekt momenteel de impact van de aangescherpte versie van het Horizontaal Toezicht.

Begin 2022 heeft VGGM een analyse laten uitvoeren ten aanzien van haar fiscale risico’s. Uit deze analyse blijkt dat VGGM een aantal fiscale risico’s onvoldoende beheerst en fiscale optimalisatie mogelijk is. Deze risico’s en optimalisatie mogelijkheden komen met name voort uit:

• Een grote diversiteit aan (vanuit fiscale optiek) activiteiten voor derden naast de reguliere taken vanuit de Wet Veiligheidsregio en Wet Publieke Gezondheid, zoals gemeentelijke taken, medische dienstverlening, onderwijs en administratieve dienstverlening;
• Een complexe juridische structuur waarbij verwevenheid bestaat tussen de gemeenschappelijke regeling en een 2-tal stichtingen;
• Diversiteit aan samenwerkingsverbanden met andere Veiligheidsregio’s, GGD-en of derden;
• Verschillende personele regelingen als gevolg van 4 CAO’s binnen de organisatie.

De onderzoekers constateren tevens dat verbeteringen noodzakelijk zijn in de bewustwording van fiscale regelgeving, administratieve inrichting, de interne controle op fiscale aangelegenheden, dossiervorming en periodieke toetsing op juiste naleving van de fiscale regels. De onderzoekers adviseren aanvullende capaciteit voor administratie en controle in te regelen. Komend half jaar zal een eerste invulling worden gegeven aan de invulling van de verbeteracties.

Projecten

Door diverse ontwikkelingen (wet- en regelgeving, landelijke ambities en andere ambities) zijn diverse (nieuwe) projecten gestart. Hieronder worden er enkele genoemd.

Hybride werken

De coronacrisis vraagt om structurele veranderingen op gebied van ‘brick, bytes and behaviour’. In 2022 is gestart met een pilot.

Informatiebeveiliging en privacy

De risico’s op gebied van informatiebeveiliging en privacy nemen toe. In 2021 heeft het veiligheidsberaad besloten dat alle VR’s moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In 2021 is gestart met 0-meting IB voor geheel VGGM. In 2022 wordt een project gestart om IB voor geheel VGGM te verbeteren. E.e.a. is meegenomen in de begroting van 2023.

Wet Open Overheid (WOO)

Om te voldoen aan de WOO, start VGGM in 2022 met een 0-meting.

MKON

De verhuizing naar de Meldkamer Oost Nederland (MKON) vraagt grote inspanning voor zowel voor Brandweer, crisisbeheersing als ambulance.