Van aanvraag tot evenement

1. Aanvraag indienen

De organisator dient een aanvraag voor een evenementen-vergunning in bij de gemeente.

2. Aanvraag in behandeling

De gemeente neemt de aanvraag in behandeling en bekijkt of de aanvraag op tijd is ingediend en volledig is. Als de aanvraag niet volledig is wordt aan de organisator gevraagd de aanvraag aan te vullen.

3. Risicoclassificatie

De gemeente voert de risicoclassificatie uit. De uitkomst helpt de gemeente te bepalen welke vervolgstappen nodig zijn om tot een vergunning te komen.

4. Advies vragen

In sommige gevallen heeft de gemeente advies nodig voordat zij een vergunning kan verlenen. Ze kan binnen haar eigen organisatie (bijvoorbeeld bij de afdeling Verkeer of Milieu) of bij andere organisaties zoals de hulpdiensten om advies vragen.

5. Informatie geven

Om een goed advies te kunnen geven is het belangrijk dat duidelijk is wat het evenement precies inhoudt en hoe de organisator is voorbereid op eventuele risico's. Als dit niet uit de door de organisator aangeleverde documenten blijkt kan het nodig zijn om een overleg te plannen waarin de organisator meer informatie kan geven.

6. Advisering

Als de informatie duidelijk is wordt er een advies opgesteld en verstuurd naar de vergunningverlener van de gemeente.

7. Vergunningverlening 

Als de gemeente alle informatie en adviezen verzameld heeft kan de vergunning opgesteld worden en afgegeven worden aan de organisator. 

8. Het evenement

Eindelijk kan het evenement plaatsvinden. In sommige gevallen vindt er vlak voor het evenement nog een schouw plaats. Dit is een (veiligheids)controle om te kijken of alles voldoet aan de voorschriften. Het kan ook zijn dat de gemeente tijdens het evenement toezicht houdt.

9. Evaluatie

Vaak houdt de organisator zelf een evaluatie na het evenement. De gemeente kan ook een evaluatie inplannen. Vaak zijn dan ook de hulpdiensten aanwezig. Ook als er niks vervelends gebeurd is kun je leren. We raden daarom altijd aan om terug te blikken op het evenement.