Evenementenadvisering

Ik wil een evenement organiseren. Wat moet ik doen?

Als je een evenement organiseert moet je een evenementenvergunning aanvragen bij de gemeente. Kijk voor de procedure daarvoor op de website van de gemeente waar je het evenement wil organiseren. Veiligheid is in alle gemeenten een belangrijke voorwaarde voor die vergunning. 

Als organisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid op jouw evenement. Je moet bijvoorbeeld voldoende beveiligers inzetten, de bewoners en andere belanghebbenden informeren, bezoekersstromen in goede banen leiden en zorgen voor medische voorzieningen. In je aanvraag laat je zien hoe je dat gaat doen.

Hoe kan ik een vergunning voor een evenement aanvragen?

Kijk daarvoor op de website van jouw gemeente.

Hoe ziet dat proces er verder uit?

Je aanvraag

Een vergunningsaanvraag indienen, is meer dan alleen een formulier invullen. Een veiligheids- en verkeersplan, en bijvoorbeeld tekeningen van de situatie maken je plan compleet. De gemeente neemt de aanvraag in behandeling en bekijkt of de aanvraag op tijd is ingediend en volledig is.

Risico-analyse

Wanneer dat het geval is onderzoekt de gemeente de risico’s van het evenement. Daarvoor wint de gemeente soms ook advies in bij andere organisaties, bijvoorbeeld bij de eigen afdeling Verkeer en Milieu en (onderdelen van) de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Tijdens dit onderzoek kan blijken dat er meer informatie van jou als aanvrager nodig is. Soms zijn er extra documenten nodig, soms willen de gemeente en haar adviseurs nog een mondelinge toelichting. 

Vergunning

Op basis van het advies verleent de gemeente wel of geen vergunning. Als je de vergunning krijgt, kun je aan de slag met de verdere organisatie. Soms is er vlak voor het evenement nog een extra veiligheidscontrole om te bekijken of je de plannen ook goed uitvoert.

Evaluatie

Na het evenement kan de gemeente nog een evaluatie inplannen. Vaak zijn dan ook de hulpdiensten aanwezig. Zo’n evaluatie is heel zinvol, want ook als er niets vervelends gebeurd is kun je leren. We raden daarom altijd aan om terug te blikken op het evenement.

Welke rol heeft de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden bij deze vergunningsaanvraag? 

Zoals gezegd adviseren wij gemeenten over de gezondheids- en veiligheidsmaatregelen die nodig zijn voor een veilig evenement. We berekenen bijvoorbeeld hoeveel medische hulpverleners, stewards en brandwachten nodig zijn. Daarnaast overleggen we met de verschillende hulpdiensten en zorgen we dat ze snel hulp kunnen bieden op het evenement als je die als organisator niet (meer) zelf kan oplossen.

Zo zorgen we ervoor dat alle hulpdiensten tijdens het evenement snel kunnen handelen als dat nodig is. 

Als je verder nog vragen hebt, kun je daarvoor terecht bij de afdeling van jouw gemeente die over de evenementen vergunning gaat. Op de webpagina van de gemeente vind je contactgegevens.