Van aanvraag tot evenement

Als VGGM krijgen wij veel te maken met evenementen. Onze hoofdtaken zijn het adviseren van gemeenten over veiligheid- en gezondheid op evenementen, zorgen dat onze processen (zoals ambulance- en brandweerzorg) blijven draaien en het houden van toezicht. 

Om dit te kunnen doen staan wij in nauw contact met onze regiogemeenten. Zo sluiten wij vaak aan bij overleggen, ook met organisatoren, over evenementenveiligheid. Ook staan wij in nauw contact met onze partners zoals politie en zorgverleners in onze regio. 

Tijdens de evenementenadvisering maken wij vaak gebruik van risicoanalyses. Wij brengen de risico’s in kaart en toetsen of er voldoende maatregelen zijn getroffen om deze risico’s te verkleinen. 

Elk evenement brengt namelijk risico’s met zich mee, denk bijvoorbeeld aan:

• Hitteletsel bij sportevenementen
• Overmatig alcoholgebruik bij (tent)feesten
• Brand op een evenemententerrein
• Ongevallen met motoren tijdens motorcrossevenementen

Hieronder geven we een overzicht van de stappen die doorlopen moeten worden om tot een vergunning te komen. 

Aanvraag indienen

Als organisator ben je vaak verplicht een evenementenvergunning aan te vragen bij de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd. Dit doe je door middel van het aanvraagformulier van de gemeente. Soms moet je ook bijlagen toevoegen zoals een veiligheidsplan, verkeersplan, tekening van het evenemententerrein, etc. Twijfel je hierover? Neem dan voor het aanvragen van de vergunning contact op met de gemeente. 

Intake bij de gemeente

De gemeente toetst de aanvraag en kijkt of alle relevante bijlagen zijn toegevoegd. Is dit niet het geval? Dan neemt de gemeente contact met je op voor aanvullingen. Wees daarom op tijd met je vergunningaanvraag. 

Behandelscan

De gemeente voert de gegevens van het evenement in in de regionale behandelscan. Aan de hand van de uitkomst van deze scan wordt bepaald hoe risicovol een evenement is en of er advies moet worden gevraagd aan de hulpdiensten. Voor kleinschalige evenementen gelden er standaardadviezen en handelt de gemeente de aanvraag verder af.

Overleg

Bij bepaalde evenementen kiest de gemeente ervoor een overleg met jou als organisator te organiseren voorafgaande aan het evenement. Hier worden vaak ook adviseurs van de hulpdiensten bij uitgenodigd. In dit overleg krijg je de gelegenheid om als organisator het evenement toe te lichten en hebben de gemeente en hulpdiensten de kans om vragen te stellen over het evenement en de veiligheid. Daarmee krijgen alle partijen een goed beeld van het evenement. 

Advisering

Bij bepaalde evenementen is advisering van hulpdiensten, maar ook gemeentelijke diensten, noodzakelijk. Iedereen adviseert binnen zijn eigen kennisgebied. Zo adviseert de brandweer over brandveiligheid, de politie over beveiliging en de GHOR over gezondheid. 

Vergunningverlening

Als alle adviezen binnen zijn zal de gemeente, al dan niet, de vergunning verlenen. In de vergunning staan bepaalde voorwaarden waar je als organisator aan moet voldoen. 

Het evenement

Als de vergunning is afgegeven staat niks je meer in de weg om het evenement te organiseren. Soms vindt voor aanvang van de opening het evenement nog een schouw plaats met gemeente en hulpdiensten. Tijdens de schouw wordt bekeken of alles veilig en volgens de vergunning is opgebouwd. 

Evaluatie

Afhankelijk van de risico’s en het verloop van het evenement kan er door de gemeente voor worden gekozen om een evaluatie in te plannen. Hierbij wordt gekeken wat er goed ging en wat een eventuele volgende keer nog beter kan. Wordt er door de gemeente geen evaluatie ingepland? Dan adviseren wij altijd om als organisatie zelf terug te blikken op het evenement.